8 способов сделать печать безопаснее с принтерами Canon

Решения безопасной печати стали необходимой составляющей современной рабочей среды. Стремление к гибридной работе и повышение значимости мобильных решений продолжают менять требования к безопасности сетей и подключенных к ним устройств, включая и принтеры.

Многофункциональный принтер продолжает выполнять важнейшие задачи в офисе, будь то печать счетов на оплату, копирование договоров или сканирование конфиденциальных документов. Доступность таких устройств многим пользователям не только повышает удобство работы в организации, но и создает дополнительные риски кибербезопасности.

Но как организовать печать документов, сохраняя при этом конфиденциальность данных и поддерживая общую безопасность?

Зубаир Рахим, специалист по маркетингу продукции Canon Europe, рассказывает, что новые принтеры Canon MAXIFY и PIXMA располагают широким набором функций безопасной печати. «Если вы используете принтер из линейки MAXIFY GX, например модели GX4040 или GX3040 для домашнего офиса либо модели GX5040, GX6040 или GX7040 для небольших корпоративных офисов, вы сможете оценить не только большой ресурс печати, но и высокий уровень безопасности печати», — говорит он.

Соблюдение GDPR и других нормативно-правовых актов в отношении защиты данных по всему миру означает, что компаниям необходимо обеспечить безопасность персональных данных. Принтеры представляют собой возможную уязвимость, поскольку не исключают несанкционированный доступ к конфиденциальным сведениям. Хотя это в большей степени зависит от рабочих процессов, а не от аппаратного обеспечения, используемого в компании, новые принтеры Canon располагают набором функций безопасности, которые делают процедуры печати безопаснее и снижают риски возможного нарушения регламентов по защите данных.

В этой статье мы расскажем о ключевых мерах, которые можно предпринять, чтобы обеспечить безопасность печати и защиту документов, содержащих конфиденциальные сведения.

• Безопасная печать из облака и сканирование в облако через Cloud Link
• Установите пароль администратора
• Используйте все возможности удаленного интерфейса
• Следите за журналом заданий
• Повысьте уровень защиты с автоматическими обновлениями встроенного ПО
• Активируйте напоминания об оставленных оригинальных документах
• Используйте водяные знаки с функцией печати штампов и фона
• Безопасная печать с шифрованием TLS 1.3

В отношении хранения конфиденциальных сведений на компьютере или ноутбуке существует множество рисков. Устройство можно украсть или взломать, а накопитель данных может внезапно оказаться неисправен или повредить файлы. Хранение данных и документов в облаке обеспечивает дополнительный уровень защиты и позволяет выполнять безопасную печать и сканирование с популярными облачными платформами через Canon PIXMA/MAXIFY Cloud Link.

«К Cloud Link можно подключиться прямо через принтер, если он оснащен экраном, или через приложение Canon PRINT на смартфоне, — рассказывает Зубаир. — Организации могут хранить документы в одной системе, используя совместные профили в Google Диск™, Dropbox™, сервисе Evernote® или Microsoft OneDrive®, что избавит их от необходимости сохранять копии файлов на нескольких локальных накопителях».

Сервис Google Класс™ теперь также поддерживается в Cloud Link, что позволяет преподавателям и учащимся печатать документы с общим доступом и сканировать файлы с сохранением в папку Google Диска напрямую с принтера.

Простым и удобным вариантом защиты является установка пароля администратора, что ограничит несанкционированный доступ к сетевым принтерам Canon MAXIFY и PIXMA. Администратор может настроить для принтера до 20 авторизованных пользователей, каждому из которых может быть назначен свой пароль. Если пароль не будет введен, элементы на экране останутся заблокированы. Это помогает предотвратить использование принтера или его некорректную настройку любым, кто находится поблизости от устройства. «Это особенно полезная функция безопасности для принтеров, которые расположены в общедоступных пространствах, — говорит Зубаир. — С ее помощью можно настроить параметры Wi-Fi и ЛВС-подключения и заблокировать доступ к ним с помощью пароля администратора.

Также можно управлять доступом пользователей к тем или иным функциям. Вы можете ограничить копирование, убрав цветной режим, или функции сканирования, например отключить сканирование на флэш-накопитель USB (если применимо) или доступ к облаку через экран принтера».

Помимо активации функций безопасной печати на принтере можно управлять устройством и пользователями дистанционно через удаленный интерфейс Canon.

Удаленный интерфейс можно открыть напрямую через веб-браузер или в приложении Canon PRINT. Он позволяет настраивать параметры принтера, запускать задачи обслуживания, а также менять пароли, ограничивать доступ и настраивать протоколы аутентификации принтера.

«Всеми протоколами можно управлять через удаленный интерфейс, — отмечает Зубаир. — С его помощью также можно менять настройки AirPrint и Bonjour или варианты доступа пользователей к принтеру. Это может оказаться полезным, если вы работаете из одного места, например из офиса или дома, и хотите, чтобы принтером могли пользоваться только те, кто также работает рядом — для этого можно ограничить доступ к IP и открыть его только для тех IP-адресов, которые вам известны».

Если вы являетесь администратором или основным пользователем принтера и подозреваете, что кто-то пользуется устройством некорректно или не имея должного уровня доступа, вы можете найти примеры таких нарушений в журнале заданий принтера.

«Это простая история заданий печати, которая позволяет найти примеры нестандартной работы с принтером, — отмечает Зубаир. — Поэтому при наличии чрезмерного числа заданий печати либо сеансов печати во время, когда никто не должен пользоваться принтером, при наличии пароля администратора стоит открыть журнал заданий на экране принтера».

Обновление встроенного ПО на смартфоне, планшете и компьютере стало обыденностью для современных пользователей, однако для принтеров также иногда выпускаются подобные обновления.

Раньше для установки новой версии встроенного ПО необходимо было следовать инструкциям на экране либо проверять версию ПО устройства самостоятельно. Также можно обновить встроенное ПО вручную через удаленный интерфейс или посетить сайт поддержки Canon и ознакомиться с актуальными версиями.

«Теперь на некоторых новых принтерах, таких как Canon MAXIFY GX3040 и Canon MAXIFY GX4040, доступно автоматическое обновление встроенного ПО, — отмечает Зубаир. — На этих моделях всегда будет установлена актуальная версия ПО».

Защита конфиденциальной информации является важным фактором работы со сканером или копиром на многофункциональном принтере. Забыть документ на стекле сканера очень легко, и в таком случае его может обнаружить человек, который не должен был увидеть его содержание.

Для решения этой проблемы многие из новых МФУ Canon теперь поддерживают напоминания о необходимости забрать оригинальный документ.

«После включения этой функции, — говорит Зубаир, — принтер отобразит на экране напоминание и примерно через минуту после операции сканирования или копирования издаст звуковой сигнал, сигнализирующий о том, что вы забыли документ на стекле сканера».

Если вы печатаете конфиденциальные документы, функция печати штампов и фона на моделях линеек Canon PIXMA и MAXIFY обеспечит их дополнительную защиту.

«Это почти как нанесение водяного знака на документ, — говорит Зубаир. — Функция штампа позволяет печатать едва заметный текст или растровый штамп слоем за текстом документа. Например, можно выбрать дату, время или имя пользователя, чтобы обозначить конфиденциальный статус документа, и находить нарушителя в случае утери или появления несанкционированных копий».

Последняя версия протокола шифрования TLS («Защита транспортного уровня») работает быстрее и укрепляет защиту при подключении принтера к маршрутизатору. Компания Canon представила поддержку TLS 1.3 в моделях Canon MAXIFY GX4040 и GX3040.

«Предыдущая версия TLS 1.2 также достаточно безопасна и является наиболее часто используемым протоколом шифрования в различных сетях, — утверждает Зубаир, — однако мы решили использовать на устройствах протокол TLS 1.3, чтобы сделать шифрование более комплексным и современным.

В отличие от многих более заметных улучшений безопасности при печати, что были внедрены в новых моделях MAXIFY и PIXMA, некоторые пользователи могут даже не заметить протокол шифрования и защиты данных TLS 1.3 или поддержку WPA3 — протокола, который оптимизирует соединение и защищает сеть от угроз безопасности, например прослушивания и фальсификации данных. Однако мы все равно добавляем эти функции, чтобы сделать печать еще более безопасной».

В наши дни, когда сетевое подключение стало основой повседневной работы, очень важно обеспечить должную защиту конфиденциальной информации. Функции безопасности в принтерах Canon помогут вам гарантировать максимальную безопасность печати и защиту сведений в печатных документах.



Автор: Маркус Хокинс